En cuanto al software de productividad, Microsoft Office ha sido la elección preferida de muchas empresas y personas durante décadas. Se ha convertido en un nombre familiar por su interfaz fácil de usar, su amplia gama de funciones y su compatibilidad con varios dispositivos.
Sin embargo, con Microsoft 365, la decisión sobre qué versión de Office usar se ha vuelto más complicada.
Microsoft 365 ofrece más que las aplicaciones tradicionales de Office; viene con servicios y funciones adicionales que pueden mejorar la productividad, la seguridad y la colaboración.
En este artículo, analizaremos más de cerca las características y los beneficios clave de Office 2021 y Microsoft 365 y lo ayudaremos a determinar la mejor opción para sus necesidades. Examinaremos las diferencias entre las dos opciones, los pros y los contras de cada una, y los casos de uso específicos para los que cada opción es más adecuada.
Al final de este artículo, tendrá una idea clara de qué versión de Office es la adecuada para usted y su negocio.
Office 2021: conceptos básicos
Office 2021 es la última versión del paquete de productividad de Microsoft e incluye las aplicaciones principales que conoce y ama: Word, Excel, PowerPoint y Outlook. Esta versión está diseñada para individuos y pequeñas empresas que necesitan las herramientas básicas para crear y editar documentos, hojas de cálculo y presentaciones y administrar su correo electrónico y calendario.
Una de las mayores ventajas de Office 2021 es su costo único. Una vez que compra el software, lo posee y puede usarlo indefinidamente. Esta es una excelente opción para aquellos que desean evitar comprometerse con una tarifa de suscripción recurrente.
Además, si no se siente cómodo con un modelo de suscripción y prefiere una compra única, Office 2021 es una opción perfecta.
Office 2021 también incluye varias características y mejoras nuevas, que incluyen
- Un nuevo "modo de enfoque" en Word, que lo ayuda a mantenerse enfocado al atenuar todo menos el párrafo en el que está trabajando. Esta característica es particularmente útil para aquellos que necesitan ayuda para concentrarse en una sola tarea o se distraen fácilmente con la gran cantidad de opciones disponibles en la interfaz.
- Una nueva característica de "Búsqueda inteligente" en todas las aplicaciones de Office que usa Bing para proporcionar información relevante y contexto para las palabras y frases con las que está trabajando. Esta característica es particularmente útil para estudiantes, investigadores y escritores que necesitan acceder a una gran cantidad de información sobre una amplia gama de temas.
- Funciones de colaboración mejoradas, que incluyen trabajar en documentos simultáneamente con otros y ver quién está trabajando actualmente en un documento. Esta característica es particularmente útil para empresas donde el trabajo en equipo y la colaboración son esenciales.
Dicho esto, uno de los principales inconvenientes de Office 2021 es que no incluye acceso a OneDrive, el servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft.
Esto significa que necesitará ayuda para guardar sus documentos en la nube, lo que puede ser un gran inconveniente para aquellos que necesitan acceder a sus archivos desde varios dispositivos. Además, Office 2021 no incluye funciones de seguridad avanzadas, lo que puede ser una preocupación para las empresas que manejan datos confidenciales.
Microsoft 365: el modelo de suscripción
Microsoft 365, por otro lado, es un servicio basado en suscripción que incluye las aplicaciones principales de Office y servicios y funciones adicionales. Está diseñado para personas y empresas de todos los tamaños que necesitan algo más que las herramientas básicas y desean acceder a las funciones y actualizaciones más recientes.
Una de las mayores ventajas de Microsoft 365 es que incluye actualizaciones periódicas y nuevas funciones tan pronto como estén disponibles, lo que garantiza que siempre tenga a su disposición las mejores y más recientes herramientas.
Esto es particularmente útil para las empresas que dependen en gran medida de las aplicaciones de Office, ya que pueden asegurarse de tener las últimas funciones y actualizaciones de seguridad para mantener sus datos seguros.
Microsoft 365 también viene con varios servicios y características adicionales, que incluyen
- 1 TB de almacenamiento en la nube OneDrive, lo que le permite acceder y compartir sus archivos desde cualquier lugar fácilmente. Esto es particularmente útil para las empresas con empleados que trabajan de forma remota, ya que les permite acceder a sus archivos desde cualquier dispositivo.
- Funciones de seguridad avanzadas, como autenticación multifactor y prevención de pérdida de datos. Estas características son particularmente importantes para las empresas que manejan datos confidenciales, ya que pueden ayudar a mantener los datos a salvo de amenazas e infracciones cibernéticas.
- Acceda a las aplicaciones de Office en hasta 5 dispositivos, lo que le permite cambiar entre su PC, Mac, tableta o teléfono sin perder el ritmo. Esto es particularmente útil para personas y empresas que dependen de las aplicaciones de Office para su trabajo diario, ya que les permite acceder a sus archivos y documentos desde cualquier dispositivo en cualquier momento.
- El acceso a Microsoft Teams es una plataforma de comunicación y colaboración que permite que los equipos trabajen juntos sin problemas, incluso de forma remota. Esto es particularmente útil para empresas con empleados que trabajan de forma remota o en diferentes ubicaciones, ya que les permite mantenerse conectados y colaborar en tiempo real.
- Acceda a aplicaciones y servicios adicionales, como SharePoint y Power Automate, que pueden ayudar a las empresas a automatizar los flujos de trabajo y mejorar la productividad.
Con todas sus numerosas ventajas, uno de los principales inconvenientes de Microsoft 365 es la tarifa de suscripción, que puede ser una preocupación para las empresas con un presupuesto ajustado. Por lo tanto, si no se siente cómodo con un modelo de suscripción, es posible que Microsoft 365 no sea la opción correcta.
Entonces, ¿cuál es el adecuado para usted?
Cuando se trata de eso, la decisión entre Office 2021 y Microsoft 365 se reduce a sus necesidades y preferencias específicas.
Si es una pequeña empresa o un individuo que solo necesita las herramientas básicas para crear y editar documentos, hojas de cálculo y presentaciones y administrar su correo electrónico y calendario, Office 2021 es una excelente opción.
Su costo único y sus funciones básicas lo convierten en una excelente opción para aquellos que tienen un presupuesto ajustado y no necesitan acceso a servicios y funciones adicionales.
Por otro lado, si tiene una empresa de cualquier tamaño que necesita algo más que las herramientas básicas o si desea acceder a las funciones y actualizaciones más recientes tan pronto como estén disponibles, Microsoft 365 es el camino a seguir.
Si necesita más espacio de almacenamiento, funciones de seguridad avanzadas y acceso a aplicaciones y servicios adicionales, Microsoft 365 también es la mejor opción. Su modelo basado en suscripción garantiza que siempre tenga la última versión de las aplicaciones de Office y funciones adicionales como 1 TB de almacenamiento en la nube de OneDrive, funciones de seguridad avanzadas, acceso a las aplicaciones de Office en varios dispositivos y Microsoft Teams para comunicación y colaboración.
Pensamientos finales
Office 2021 es un excelente producto para aquellos que buscan una compra única de las aplicaciones y características tradicionales de Office. Sin embargo, Microsoft 365 es la mejor opción si desea más características de funcionalidad, flexibilidad y seguridad.
Su modelo basado en suscripción garantiza que siempre tenga la última versión de las aplicaciones de Office y funciones adicionales. Puede ser particularmente útil para las empresas que dependen en gran medida de las aplicaciones de Office y deben mantenerse al día con las últimas funciones y actualizaciones de seguridad.
En última instancia, la elección entre Office 2021 y Microsoft 365 se reduce a sus necesidades y preferencias específicas, y es importante sopesar los pros y los contras de cada opción antes de tomar una decisión.
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